Vertaa kirjanpito-ohjelmat Suomessa

Paras kirjanpito-ohjelma pienyritykselle riippuu yrityksen tarpeista. Yksinyrittäjille ja toiminimille sopivat yksinkertaiset ja edulliset ratkaisut kuten Holvi tai Isolta. Mikroyrityksille, joilla on muutama työntekijä, kannattaa harkita Procountoria, Netvisoria tai Merit Aktivaa. Valinnassa kannattaa huomioida laskutuksen määrä, tarvittavat ominaisuudet ja integraatiot muihin järjestelmiin.

Kirjanpito-ohjelmien hinnat vaihtelevat ilmaisista versioista satoihin euroihin kuukaudessa. Yksinyrittäjille suunnatut perusversiot maksavat tyypillisesti 0-30 €/kk. Pienyritysten ratkaisut ovat yleensä 30-100 €/kk riippuen käyttäjämäärästä ja ominaisuuksista. PK-yritysten laajemmat ERP-järjestelmät voivat maksaa 100-500 €/kk tai enemmän. Monet tarjoajat hinnoittelevat tositteiden, laskujen tai käyttäjien määrän mukaan.

Kyllä, markkinoilla on useita ilmaisia kirjanpito-ohjelmia. Esimerkiksi Holvi tarjoaa ilmaisen yritystilin kirjanpito-ominaisuuksilla, ja Merit Aktiva on ilmainen pienille yrityksille. Monet ohjelmat tarjoavat myös ilmaisen kokeilujakson (14-30 päivää). Ilmaisversioissa on yleensä rajoituksia tositteiden määrässä tai ominaisuuksissa, mutta ne sopivat hyvin aloitteleville yrittäjille ja pienille toiminimille.

Kirjanpito-ohjelma keskittyy lakisääteiseen kirjanpitoon: tositteiden kirjaamiseen, tilinpäätökseen ja veroilmoituksiin. Taloushallinto-ohjelma on laajempi kokonaisuus, joka sisältää kirjanpidon lisäksi mm. laskutuksen, ostoreskontran, palkanlaskennan, matkalaskut ja raportoinnin. Nykyään raja on hämärtynyt, ja monet "kirjanpito-ohjelmat" ovat käytännössä kokonaisvaltaisia taloushallinnon ratkaisuja.

Kyllä, yrittäjä voi hoitaa kirjanpidon itse. Nykyaikaiset pilvipohjaiset kirjanpito-ohjelmat tekevät tästä helppoa automaattisten pankkiyhteyksien, valmiiden tilikartojen ja ohjattujen toimintojen avulla. Itse tekeminen sopii erityisesti toiminimille ja mikroyrityksille, joilla on selkeä liiketoiminta. Monimutkaisemmissa tilanteissa, kuten osakeyhtiöissä tai kansainvälisessä kaupassa, tilitoimiston apu voi olla järkevää.

Tilitoimistoyhteistyöhön parhaiten sopivat ohjelmat, joissa on jaettu pääsy ja selkeät roolit. Procountor, Netvisor, Fennoa ja Visma eAccounting ovat suosittuja tilitoimistojen keskuudessa. Näissä yrittäjä voi hoitaa laskutuksen ja kuittien skannauksen, kun tilitoimisto tekee varsinaisen kirjanpidon. Kysy tilitoimistoltasi, mitä ohjelmia he suosittelevat ja tukevat.

Valitse kirjanpito-ohjelma näiden kriteerien perusteella: 1) Yrityksen koko ja laskutusmäärä 2) Tarvittavat ominaisuudet (palkanlaskenta, varastonhallinta, CRM) 3) Integraatiot muihin järjestelmiin (verkkokauppa, pankit) 4) Budjetti ja hinnoittelumalli 5) Käytettävyys ja mobiilituki 6) Tilitoimistoyhteensopivuus. Suosittelemme kokeilemaan ilmaisia kokeilujaksoja ennen sitoutumista.

Kyllä, nykyaikaiset pilvipohjaiset kirjanpito-ohjelmat ovat erittäin turvallisia. Ne käyttävät pankkitason salausta, monivaiheista tunnistautumista ja säännöllisiä varmuuskopioita. Tiedot tallennetaan usein EU:n sisällä sijaitseviin datakeskuksiin. Pilvipalvelu on usein turvallisempi kuin paikallinen asennus, koska palveluntarjoaja huolehtii päivityksistä ja tietoturvasta ammattimaisesti. Varmista, että valitsemasi ohjelma noudattaa GDPR-vaatimuksia.

Sähköinen kirjanpito automatisoi suuren osan työstä: pankkitapahtumat tulevat automaattisesti, kuitit skannataan puhelimella, laskut lähetetään verkkolaskuina ja alv-ilmoitukset menevät suoraan OmaVeroon. Tämä säästää aikaa, vähentää virheitä ja antaa reaaliaikaisen kuvan yrityksen taloudesta. Perinteinen kirjanpito vaatii manuaalista tallennusta ja paperitositteiden arkistointia.

Perusominaisuudet: automaattinen pankkiyhteys, myyntilaskutus, ostolaskujen käsittely, alv-laskelmat, tilinpäätös ja perusraportit. Lisäksi hyödyllisiä: kuittien skannaus mobiililla, verkkolaskutus, OmaVero-integraatio, reaaliaikaiset raportit ja mobiilisovellus. Suuremmille yrityksille: palkanlaskenta, varastonhallinta, projektiseuranta, CRM ja monivaluuttatuki.

Verkkokauppiaalle sopivat kirjanpito-ohjelmat, joissa on integraatiot suosittuihin verkkokauppa-alustoihin (Shopify, WooCommerce, Magento). Hyviä vaihtoehtoja ovat Procountor, Netvisor ja Visma-tuotteet. Tärkeitä ominaisuuksia ovat automaattinen tilausten tuonti, varastonhallinta, monivaluuttatuki ja EU:n ulkopuolisten alv-säännösten tuki. Suuri tapahtumamäärä vaatii tehokasta automaatiota ja raportointia.

Kirjanpito-ohjelman vaihto kannattaa tehdä tilikauden vaihteessa. Prosessi: 1) Tee tilinpäätös vanhassa ohjelmassa 2) Vie tarvittavat tiedot (tilikartta, asiakkaat, avoimet laskut) 3) Tuo tiedot uuteen ohjelmaan 4) Syötä alkusaldot uuden tilikauden alkuun 5) Testaa toimivuus. Useimmat ohjelmat tarjoavat apua tietojen siirtoon ja käyttöönottoon. Säilytä vanhat tiedot arkistossa kirjanpitolain vaatimusten mukaisesti.

Yhdistyksille sopivat kirjanpito-ohjelmat, jotka tukevat yhdistyskirjanpitoa ja sen erityispiirteitä. Hyviä vaihtoehtoja ovat esim. Procountor, Netvisor ja Fennoa. Yhdistyksen kirjanpidossa on huomioitava jäsenmaksut, avustukset, varainhankinnan erottelu ja yhdistyksen tilikartta. Pienille yhdistyksille riittää usein yksinkertainen ja edullinen ratkaisu.

Toiminimiyrittäjä on kirjanpitovelvollinen, joten jonkinlainen kirjanpidon järjestelmä tarvitaan. Kirjanpito-ohjelma ei ole pakollinen – teoriassa sen voi tehdä Excelissä – mutta se tekee työstä helpompaa, nopeampaa ja virheettömämpää. Toiminimille riittää usein yksinkertainen ja edullinen ohjelma. Monet tarjoavat ilmaisia tai edullisia paketteja juuri yksinyrittäjille.

Verkkolaskutus tarkoittaa laskujen lähettämistä ja vastaanottamista sähköisessä muodossa (ei PDF-liitteenä sähköpostissa). Verkkolaskut siirtyvät automaattisesti vastaanottajan järjestelmään. Yritykset voivat vaatia verkkolaskua toimittajiltaan, ja julkishallinto edellyttää sitä. Verkkolaskutus nopeuttaa maksuliikennettä ja vähentää virheitä. Useimmat kirjanpito-ohjelmat tukevat verkkolaskutusta.

Useimmat kirjanpito-ohjelmat tarjoavat automaattisen pankkiyhteyden, joka hakee tapahtumat suoraan kirjanpitoon. Yhdistäminen tapahtuu tyypillisesti verkkopankkitunnuksilla tai PSD2-rajapinnan kautta. Tapahtumat kohdistuvat automaattisesti oikeille tileille älykkäiden sääntöjen avulla. Tämä säästää manuaalista työtä ja vähentää virheitä. Tarkista ohjelman tukemat pankit ennen valintaa.

Monet kirjanpito-ohjelmat sisältävät palkanlaskentamoduulin tai integraation palkkapalveluun. Ohjelma laskee automaattisesti bruttopalkasta ennakonpidätykset, eläkemaksut ja muut vähennykset. Se tuottaa palkkalaskelmat, hoitaa tulorekisteri-ilmoitukset ja kirjaa palkkakulut kirjanpitoon. Tarkista ohjelmasta palkanlaskennan hinta erikseen – se voi olla lisämoduuli.

Kirjanpito-ohjelma laskee alv:n automaattisesti kirjausten perusteella. Kauden päätteeksi ohjelma kokoaa alv-ilmoituksen tiedot raportiksi. Useimmissa ohjelmissa voit lähettää ilmoituksen suoraan OmaVeroon sähköisesti muutamalla klikkauksella. Ohjelma huolehtii oikeista verokannoista (24%, 14%, 10%) ja EU-kaupan käänteisestä arvonlisäverosta. Muista tarkistaa tiedot ennen lähettämistä.

ERP (Enterprise Resource Planning) eli toiminnanohjausjärjestelmä yhdistää yrityksen kaikki prosessit: taloushallinnon, varastonhallinnan, tuotannon, myynnin ja HR:n yhteen järjestelmään. ERP:iä tarvitaan yleensä kun yritys kasvaa ja tarvitsee yhtenäisen näkymän toimintaansa. Tyypillisesti ERP tulee ajankohtaiseksi 10-50+ hengen yrityksissä tai aiemmin, jos toiminta on monimutkaista (esim. valmistus, tukku).

Useimmat modernit kirjanpito-ohjelmat tarjoavat mobiilisovelluksen iOS- ja Android-laitteille. Mobiilisovelluksella voit tyypillisesti skannata kuitteja, tarkistaa tilanteen, hyväksyä laskuja ja luoda myyntilaskuja liikkeellä. Osa ohjelmista toimii myös responsiivisena selainversiona. Mobiilituki on erityisen hyödyllistä yrittäjille, jotka liikkuvat paljon.

Kuittien skannaus toimii mobiilisovelluksen tai web-käyttöliittymän kautta. Otat kuitista kuvan puhelimella, ja ohjelma tunnistaa automaattisesti summan, päivämäärän, myyjän ja alv:n OCR-tekniikalla. Kuitti liitetään oikeaan pankkitapahtumaan tai luodaan uusi tosite. Skannaus säästää aikaa ja paperikuitteja ei tarvitse säilyttää erikseen. Sähköinen arkistointi täyttää kirjanpitolain vaatimukset.

Kirjanpitolain mukaan kirjanpitoaineistoa pitää säilyttää vähintään 6 vuotta tilikauden päättymisestä. Tilinpäätös, tasekirja ja tase-erittelyt säilytetään 10 vuotta. Pilvipohjaiset kirjanpito-ohjelmat hoitavat arkistoinnin automaattisesti ja takaavat tietojen säilymisen vaaditun ajan. Jos vaihdat ohjelmaa, varmista vanhojen tietojen arkistointi tai vie tiedot mukana.

Monet kirjanpito-ohjelmat sisältävät matkalaskumoduulin. Työntekijät voivat tehdä matkalaskuja mobiilissa: reitit, päivärahat ja kulukorvaukset. Ohjelma laskee automaattisesti verovapaaat korvaukset (kilometrikorvaukset, päivärahat) Verohallinnon ohjeiden mukaisesti. Hyväksyntäkierto ja maksatus hoituvat järjestelmässä, ja kulut kirjautuvat suoraan kirjanpitoon.

Suomalaisia kirjanpito-ohjelmia ovat mm. Procountor, Netvisor, Fennoa, Isolta, Heeros ja Merit Aktiva. Ne on suunniteltu Suomen lainsäädännön ja kirjanpitokäytäntöjen mukaisesti, ja niissä on valmiit integraatiot OmaVeroon, suomalaisiin pankkeihin ja verkkolaskuoperaattoreihin. Tuki ja ohjeet ovat suomeksi. Kansainväliset ohjelmat (esim. Xero) vaativat enemmän mukauttamista Suomen tarpeisiin.

Kirjanpito-ohjelma automatisoi suuren osan tilinpäätöksestä. Ohjelma kokoaa tuloslaskelman ja taseen kirjausten perusteella, laskee poistot käyttöomaisuudesta ja ehdottaa tilinpäätöskirjauksia. Tarkistat ja hyväksyt viennit, lisäät mahdolliset liitetiedot ja tulostat viralliset raportit. Tilinpäätöksen voi usein lähettää sähköisesti PRH:lle ja Verohallinnolle. Vaativammissa tapauksissa tilitoimiston apu on suositeltavaa.

Kyllä, useimmat kirjanpito-ohjelmat sopivat osakeyhtiöille. Osakeyhtiön kirjanpito on kahdenkertainen, mikä on kaikkien ammattimaisten ohjelmien perusominaisuus. Osakeyhtiöllä on enemmän raportointivaatimuksia (mm. tilinpäätös PRH:lle), mutta ohjelmat tuottavat tarvittavat raportit. Monissa ohjelmissa on valmiit osakeyhtiön tilikartat. Pienelle osakeyhtiölle riittää usein sama ohjelma kuin toiminimelle.

Hyödyllisiä integraatioita ovat: 1) Pankkiyhteys – automaattinen tapahtumien haku 2) Verkkolaskuoperaattori – laskujen lähetys ja vastaanotto 3) OmaVero – veroilmoitusten lähetys 4) Tulorekisteri – palkkatietojen ilmoitus 5) Verkkokauppa-alustat – tilausten ja maksujen synkronointi 6) CRM – asiakas- ja myyntitiedot 7) Maksupäätteet – kassamyynnin tiliöinti. Valitse ohjelma, joka integroituu käyttämiisi järjestelmiin.

Tekoäly automatisoi jo nyt monia kirjanpidon tehtäviä: kuittien tunnistus (OCR), tapahtumien automaattinen tiliöinti, poikkeamien tunnistus ja ennusteiden laatiminen. Tulevaisuudessa AI hoitaa yhä enemmän rutiinityötä, mutta ihmisen rooli säilyy tarkistuksessa, poikkeustilanteiden käsittelyssä ja strategisessa neuvonnassa. Valitse ohjelma, joka hyödyntää tekoälyä älykkäästi automaation lisäämiseen.